bagfa Bundesarbeitsgemeinschaft der Freiwilligenagenturen e.V./ Berlin, 13.01.2019
15 Gutachterinnen und Gutachter zum neuen Qualitätsmanagementsystem durfte die bagfa am 12. Januar 2019 in der Berliner Stadtmission am Hauptbahnhof begrüßen. Die Mischung aus neuen und erfahrenen Kolleg/innen versprach eine interessante Diskussion über das neue Qualitätsmanagementsystem für Freiwilligenagenturen, das die bagfa zu Beginn des Jahres eingeführt hatte. Besonders gedankt wurde Wilfried Delißen für seine jahrelange Gutachtertätigkeit. Mit der Einführung des neuen QMS verabschiedete er sich aus der Runde der Gutachter/innen, brachte bei diesem Treffen aber noch einmal seinen Sachverstand und seine Erfahrung ein.
Birgit Weber und Henning Baden stellten das QMS der bagfa vor. Auch in der neuen Fassung und mit neuem Namen „Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen“ bietet das QMS wieder die bakannte erfolgreiche Mischung aus Bestandsaufnahme und Zukunftsvision. „Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen“ kann eine Steuerungs- und Organisationsentwicklungsfunktion übernehmen. Mit seinen alltagsnahen Definitionen können Anforderungen von innen (z.B. Veränderungen im Team) und von außen (z.B. durch gesellschaftliche Wandlungsprozesse) einfacher nachvollzogen und bewältigt werden. Zudem können eigene Stärken und Entwicklungspotenziale analysiert werden. Damit wird auch der Wert der eigenen Arbeit besser sichtbar.
Das QMS trägt dazu bei, Verfahren zu etablieren, die nachvollziehbare und verbindliche Standards für Arbeitsvorgänge sicherstellen und damit eine verbesserte Orientierung an den Interessen und Wünschen der Adressaten ermöglicht. Es unterstützt Freiwilligenagenturen dabei, Ihre Positionen und Aufgabenbereiche zu schärfen und diese zu präsentieren. Im Zentrum von „Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen stehen fünf Bereiche mit jeweils drei Handlungsfeldern, die die Arbeit von Freiwilligenagenturen beschreiben. Diese Bereiche bilden für eine Freiwilligenagentur relevante Aufgabenschwerpunkte und Arbeitsprozesse ab.
Neu ist auch das Dokumentationssystem im QMS. Er erfolgt ab sofort komplett elektronisch. Die Zeit der dicken Aktenordner mit Nachweisen ist damit vorbei.
Im Anschluss an die ausführliche Vorstellung der fünf Bereiche und 15 Handlungsfelder des QMS setzten sich die Gutachter/innen in Gruppen jeweils mit einem Bereich auseinander. Das neue QMS wurde dabei von den Gutachter/innen sehr begrüßt. Gerade auch die Abkehr vom Punktesystem und die Einführung einer „Basisstufe“ werden als Fortschritte gewertet. Die Gutachter/innen seien dazu aufgerufen, im neuen QMS das Gesamtbild der Agentur stärker in den Fokus zu nehmen und zu sehen, ob Nachweise diesem Gesamtbild entsprechen, so die einhellige Meinung.
Seit dem Start des QMS vor fast zwölf Jahren haben sich rund 100 Freiwilligenagenturen mit dem Qualitätsmanagement befasst. Über 50 Agenturen tragen heute das Qualitätssiegel für Freiwilligenagenturen.